Tiedotteen tekeminen

Tiedote vastaa järjestyksessä kysymyksiin mitä, missä, milloin ja yleensä myös miksi, miten ja kuka.

Tiedotteen runko kannattaa suunnitella ensin ranskalaisilla viivoilla tai miellekartan avulla. Tekstin pituudessa vähemmän on usein enemmän. Etenkin verkkotiedotteeseen riittää hyvin korkeintaan yksi A4-sivu.

Kohderyhmä

Tiedottamisen lähtökohtana on lukijan palvelu – kenelle tiedote on tarkoitettu ja mitä hän haluaa tietää? Lisäksi tekstin kielen tulisi olla kohderyhmän mukaista. Jäsentiedotteissa voi käyttää koira-alan slangia, mutta ulkopuolisille toimijoille ja erityisesti medialle lähetettävissä tulisi käyttää kaikille ymmärrettävää yleiskieltä ja vääntää termit rautalangasta.

Otsikko

Hyvä otsikko herättää kiinnostuksen ja koukuttaa lukemaan eteenpäin. Otsikon tulisi kertoa tiedotteen olennaisin asia, näkökulma ja sisältää avainsana, jolloin tiedote löytyy todennäköisemmin myös googlaamalla. Otsikko alkaa aina isolla alkukirjaimella, mutta muutoin niitä käytetään vain erisnimissä. Otsikon loppuun ei tule pistettä, mutta huutomerkkiä ja kysymysmerkkiä käytetään normaalisti.

Otsikon tyyli riippuu siitä, millaisesta tekstistä on kysymys. Usein jo viiden sanan otsikko riittää. Verkkoteksteissä pitkiä otsikoita ja niiden katkaisua ajatusviivalla ei kuitenkaan tarvitse arastella.

Otsikon voi muotoilla

• toteavaksi: Vinkit koiran kynsien leikkuuseen
• kysymykseksi: Oletko aina leikannut koirasi kynnet väärin?
• väite: Tässä on paras tapa leikata koiran kynnet
• ratkaisu pulmaan: Onko koirasi kynsien leikkuu hankalaa? Tee näin
• numeroita sisältäväksi: Kolme parasta tapaa leikata koiran kynnet
• kehotukseksi: Koiran kynnet kannattaa leikata näin
• vertailuksi: Koiran kynsien leikkaaminen – teenkö itse vai vienkö koiran eläinlääkäriin?

Ingressi

Ingressi on tiedotteen aloituskappale, jonka voi lihavoida, kursivoida tai erottaa fontilla muutoin muusta tekstistä. Sen on hyvä olla lyhyt, korkeintaan pari virkettä. Ingressistä tulisi selvitä tiedotteen uutiskärki eli tärkein viestittävä asia –vaikkapa hallituksen päätös.

Leipäteksti

Tekstin lukemista helpottaa se, että sisältö on vaivattomasti silmäiltävissä. Rytmitä tekstiä jakamalla se melko lyhyisiin kappaleisiin niin, että yhdessä kappaleessa kerrotaan aina yksi ydinasia. Erota kappaleet väliotsikoilla, jotka voivat olla joko asiaa tarkentavia tarkentavia tai kuvailevia.

Väliotsikot erotetaan muusta tekstistä joko eri fontilla, lihavoinnilla tai eri pistekoolla. Myös kuvitus, listat ja suorat lainaukset haastateltavilta helpottavat kokonaisuuden hahmottamista ja tukevat viestin välittymistä tehokkaasti. Verkkotiedote löytyy hakukoneista todennäköisemmin, kun tekstissä käytetään avainsanaa otsikon lisäksi myös tekstin seassa perusmuodossa.

Aktiivisen tekemisen kuvaaminen passiivisten rakenteiden sijaan tekee tekstistä elävämpää. Käytä siis enemmän tekemisestä kertovia verbejä ja vähemmän asiaa kuvaavia substantiiveja.

Jos se on mahdollista, omia tekstejä kannattaa luetuttaa myös muilla. Omille virheille ja ajatuksille tulee helposti sokeaksi, joten muiden näkemyksillä teksteistä saa usein hiottua entistä paremman.

Kuvat

Kuvituksella voi kiinnittää lukijan huomion, vahvistaa tiedotteen viestiä tai tuoda aiheeseen uuden näkökulman. Varsinkin painettavaan lehteen tulevan kuvan pikselikoon, värien ja kontrastin kanssa on hyvä olla tarkkana, jotta jälki ei ole suttuista. Julkisella paikalla otetuissa kuvissa saa näkyä ihmisiä kysymättä heiltä erikseen lupaa. Henkilökuvissa on kuitenkin hyvän käytännön mukaista, että varmistaa kuvattavalta etukäteen kuvan käytön ja kuvaajan nimi tule näkyviin siinä missä kirjoittajienkin.

Järjestelmäkameralla otetut alkuperäiset kuvat ovat yleensä pienentämättöminä painokelpoisia. Niiden resoluutio on yleensä 300 dpi. Jos kuvat julkaistaan ainoastaan verkossa, voi niiden resoluutio olla huomattavasti pienempi esimerkiksi 75 dpi. Vaikka kuvia pienentäisi, kannattaa niissä säilyttää alkuperäinen kuvasuhde, joka voi olla esimerkiksi 3:2.

Suorien lainausten käyttö

Kuivakkaankin aiheeseen saa lisää väriä ja konkretiaa, kun tekstissä on mukana yhden tai useamman haastateltavan näkemyksiä. Suorilla lainauksilla voi vahvistaa tiedotteen sanomaa, tuoda toisen näkökulman tai esittää yhdistyksen virallisen kannan.

Tekstissä suorat lainaukset laitetaan omalle rivilleen ja erotetaan muusta tekstistä joko ”hipsuilla” tai sitaattiviivalla, joka on väliviivaa pykälää pidempi. Löydät sen Wordin merkeistä kohdasta lisää -> erikoismerkit -> en-viiva tai pikakomennolla Alt 0150.

Lisätiedot

Verkkotiedottaminen mahdollistaa tehokkaan lukijan ohjaamisen lisätietojen lähteille. Jos käyttämänne alusta sen sallii, tekstin sisään kannattaa ujuttaa aiheeseen liittyviä linkkejä. Etenkin yhdistyksenne toimintaa koskevissa tiedotteissa on hyvä olla aina myös lisätietojen antaja ja hänen yhteystietonsa.