Kennelliiton tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteessa on kuvattu Suomen Kennelliitto – Finska Kennelklubben ry (”Kennelliitto”) toimintaan liittyvien henkilötietojen käsittely. Seloste sisältää tiedot siitä, miten ja miksi Kennelliitto käsittelee henkilötietoja, mistä tiedot saadaan, mihin niitä voidaan luovuttaa sekä miten omat henkilötiedot voi tarkistaa.

Kennelliitto käsittelee jäsenyhdistysten, henkilöjäsenten, palveluja hankkivien asiakkaiden, sopimuskumppaneiden sekä sääntöjensä mukaisessa organisaatiossa toimivien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hoitaa jäsenasioita, yhdistystoimintaa, tarjota palveluja ja toteuttaa tehtyjä sopimuksia.

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään, jäsenyhdistyksiltä sekä näiden lakimääräisiltä edustajilta ja sopimuskumppaneilta.

Käsittelemme ainoastaan henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia Kennelliitossa määriteltyjä käyttötarkoituksia varten.

Käsittelemme ja luovutamme henkilötietoja lainsäädännön sallimilla ja edellyttämillä tavoilla.

Henkilötietoja voivat käsitellä Kennelliiton siihen erikseen oikeuttamat Kennelliiton työntekijät, luottamushenkilöt ja sopimuskumppanit siinä laajuudessa kuin tehtävä tai sopimus edellyttää.

Rekisteröidyksi kutsutaan sitä, jonka henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyllä on oikeus vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Tästä kerrotaan kohdassa rekisteröidyn oikeudet.
 

Rekisterinpitäjä

Suomen Kennelliitto – Finska Kennelklubben ry
02021550
Valimotie 17─19
00380 Helsinki
Tietosuojasta vastaava VT Raisa Kiesi

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

tietosuoja@kennelliitto.fi 
Valimotie 17─19
00380 Helsinki

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hoitaa jäsenasioita, yhdistystoimintaa, tarjota palveluja ja toteuttaa tehtyjä sopimuksia.

Jäsenasioiden ja yhdistystoiminnan hoitaminen perustuvat yhdistyslakiin ja Kennelliiton rekisteröityihin sääntöihin.

Työntekijöillä, luottamushenkilöillä ja sopimusperusteisilla käyttäjillä on pääsy henkilötietoihin vain niiltä osin, kuin se on välttämätöntä työn, luottamustehtävän tai sopimuksen hoitamiseksi.

Kennelliitto käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Jäsensuhteen hoitaminen, jäsenpalvelujen tuottaminen ja jäsenviestintä
Jäsensuhteen hoitamiseen kuuluvat palveluiden, kuten kurssien ja tapahtumien tarjoaminen, kunniamainintojen ja huomionosoitusten myöntäminen, jäsenmaksun laskutus. Yhdistysjäsenien osalta lisäksi kokouskutsujen ja niihin liittyvien materiaalien toimittaminen, kokousten järjestämispalvelut sekä yhdistyksen oikeus ylläpitää toimihenkilötietojaan Kennelliiton järjestelmässä.

Jäsenviestintää on jäsenetujen ja palveluiden tarjoaminen, tapahtumista tiedottaminen, jäsen- ja palautekyselyt ja uutiskirjeet.

Palveluiden käyttäjän henkilötietojen käsittely
Tarjottaessa palveluita jäsenille ja ei-jäsenille: kursseja ja tapahtumia, niihin liittyvässä viestinnässä, laskutuksessa sekä tapahtuman sisällön mukaisessa tulosten tai muiden niihin liittyvien tietojen käsittelyssä ja julkaisemisessa. Näitä palveluja ja tapahtumia ovat mm. koiranäyttelyt, kokeet- ja kilpailu, koirien rekisteröinti sekä koirien terveystutkimuspalvelut.

Palveluiden kehittäminen, tietoturva ja raportointi
Jäsensuhteen ja jäsenpalveluiden tietoturvallisen ja tietosuojan mukaisen käsittelyn takaamiseksi sekä näiden kehittämiseksi.

Sopimus- ja suostumusperuste
Käsittelyn kohteen antaman suostumuksen tai tehdyn sopimuksen perusteella. Sopimuksia ovat esimerkiksi ilmoittautumiset koiranäyttelyyn ja kokeisiin tai kilpailuihin sekä koirien terveystutkimusten tilaaminen.

Kennelliiton ja sen sopimuskumppaneiden palveluiden ja tuotteiden markkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan erilliseen suostumukseen.

Lainsäädännön asettamat velvoitteet
Lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon hoitamiseksi sekä viranomaisten lainsäädäntöön perustuvien tietopyyntöjen toteuttamiseksi. Lisäksi Kennelliitto pitää lähipiiriluetteloa, kun lakimääräistä velvoitetta lähipiirirekisterin pitämiseen ei ole.
 

Käsiteltävät henkilötiedot

Kennelliiton järjestelmiin rekisteröidytään tai kirjaudutaan ns. vahvalla tunnistautumisella. Vahvan tunnistautumisen yhteydessä käsitellään henkilötunnusta, jotta henkilö voidaan yksilöidä järjestelmässä. Henkilötunnus ei tallennu Kennelliiton tietokantaan eikä säily järjestelmissä.

Kaikista rekisteröidyistä ei ole kaikkia lueteltuja tietoja eikä luettelo ole tyhjentävä.

Kennelliiton käsittelemien henkilötietojen kategorioita ovat:

1) Jäsentiedot
Nimi ja yhteystiedot, syntymäaika, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenmaksutiedot, myönnetyt pätevyydet ja luottamustehtävät, huomionosoitukset, koirien omistustiedot, annetut suostumukset ja Kennelliiton kanssa tehdyt sopimukset (esim. kasvattajasitoumus).
Yhdistysjäsenten nimeämien ja valtuuttamien toimijoiden nimi- ja yhteystiedot. Yhdistyksen yhteystiedot, rooli ja roolin ylläpitoon / säilyttämiseen liittyvät tiedot.

2) Palveluita hankkivien tiedot
Nimi- ja yhteystiedot, syntymäaika, palvelun maksutiedot, koirien omistustiedot, suostumukset ja Kennelliiton kanssa tehdyt sopimukset (esim. terveystutkimus-lähetteiden tilaukset)

3) Tapahtumiin osallistuvien tiedot
Nimi- ja yhteystiedot, maksutiedot, majoituksen ja ruokailun järjestäjän edellyttämät tiedot

4) Koirien omistajuus – koirarekisterit
Omistajan nimi- ja yhteystiedot, koiran tunnistusmerkintänumero ja rekisterinumero, koiran terveystutkimustiedot, koiranäyttely-, koe- ja kilpailutiedot, koiran sukutaulutiedot, henkilön hallinnoiman kennelnimen edellyttämät tiedot, maksutiedot

5) Lähipiiriluettelo
Laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä on määritelty yhdistyksen edunsaajiksi hallitus. Lähipiiriluettelo sisältää lähipiiriin kuuluvien tahojen ja näiden puolisoiden nimet, heidän määräysvallassaan olevan yhteisön nimen ja heidän roolinsa kyseisessä yhteisössä. Lähipiiriluettelo ei ole julkinen eikä siitä luovuteta tietoja ilman Kennelliiton hallituksen päätöstä.

Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Kennelliitto luovuttaa ja siirtää henkilötietoja:

Lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpidon hoitamiseksi sekä viranomaisten lainsäädäntöön perustuvien tietopyyntöjen toteuttamiseksi. Viranomaispyyntöjä tekevät esimerkiksi poliisi ja verohallinto.

Sopimusperusteisesti Kennelliiton organisaatiossa ja ulkopuolisille sopimuskumppaneille.

Tällä perusteella henkilötietoja luovutetaan Kennelliiton organisaatiossa kennelpiireille, rotujärjestöille ja rotuyhdistyksille.

Kennelliiton sopimuskumppaneiden kanssa tehdään tietojenkäsittelysopimus, joka velvoittaa sopimuskumppanit käsittelemään henkilötietoja Kennelliiton puolesta sen ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tällaisia sopimuskumppaneita ovat esimerkiksi tapahtumajärjestäjät (webinaarit, verkkokoulutukset), eläinvakuutusyhtiöt, koirien terveystutkimuksiin liittyvät yhteistyökumppanit, kuten eläinlääkäriasemat, tutkimuslaboratoriot ja tutkimusorganisaatiot sekä tutkijat.
 

Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Kennelliiton hallitus päättää henkilötietojen siirrosta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Siirto voi olla aiheellista, jos Kennelliiton toimeksiantoa hoitava tai sen käyttämää palvelua tarjoava sopimuskumppani on sijoittunut tai sen käyttämän teknisen järjestelmän palvelu on sijoitettu näiden alueiden ulkopuolelle.
 

Evästeet

Käytämme evästeitä tai muita vastaavia teknologioita verkkosivuillaan. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa tai poistaa niiden käytön. Evästeet mahdollistavat verkkosivujen toiminnan, joten rajoittaminen vaikuttaa verkkosivun näkymään ja toiminnallisuuteen.
 

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Säilytämme henkilötietoja jäsen- tai palvelusuhteen päättymisen jälkeen lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa esimerkiksi maksutietojen todentamiseksi kirjanpitolain edellyttämällä tavalla. Jäsen- tai palvelusuhteen päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietoja vanhentumisaikoja koskevan lainsäädännön salliman ajan mahdollisiin vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseen varatutumiseksi.

Poistamme henkilötiedot, kun niiden säilyttäminen ei ole tarpeen lain, oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Kennelliiton hallitus on vahvistanut säilytysajat henkilötietoja sisältäville erilaisille tietokategorioille.
 

Rekisteröidyn oikeudet

Voit käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi olemalla yhteydessä Kennelliittoon sähköpostitse tietosuoja@kennelliitto.fi 

Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja tutustua niihin.

Sinulla on oikeus pyytää:
- oikaisemaan virheelliset tiedot
- päivittämään tiedot, jotka eivät ole ajan tasalla
- poistamaan henkilötiedot ja tulla unohdetuksi

Sinulla on oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tai siirtää henkilötietosi järjestelmästä toiseen. Vastustaminen, rajoittaminen ja siirtäminen edellyttävät yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679) määriteltyjen lisäedellytysten täyttymistä.

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumus.

Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joita lainsäädäntö edellyttää, emme voi poistaa.

Sinulla on myös aina mahdollisuus ja oikeus selvittää henkilötietojesi käsittelyn oikeellisuutta olemalla yhteydessä tietosuojavaltuutettuun https://tietosuoja.fi/etusivu 

Tietoturva

Kennelliitto käsittelee henkilötietoja tietoturvasta ja -suojasta annettujen lainsäädännön määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Olemme toteuttaneet Kennelliiton hallituksen vahvistaman tietoturva- ja tietosuojapolitiikan mukaiset toimet. Tietoturvamme on tasolla, joka suojaa henkilötietotojen käsittelyä väärinkäytöksiltä, luvattomalta pääsyltä, luvattomalta luovuttamiselta, hävittämiseltä ja tuhoutumiselta.

Työntekijöillä, luottamushenkilöillä ja sopimusperusteisilla käyttäjillä on pääsy henkilötietoihin vain niiltä osin, kuin se on välttämätöntä työn, luottamustehtävän tai sopimuksen hoitamiseksi.

Kaikista toimenpiteistä huolimatta tietoturvaloukkauksia voi tapahtua. Ilmoitamme henkilötietoihin kohdistuvista tietoturvaloukkauksista yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaisesti.
 

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kennelliitolla on oikeus muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivullamme www.kennelliitto.fi, josta löydät viimeisimmän version Tietosuojaselosteesta.