Yhdistysten etäkokoukset mahdollistava väliaikaislaki on voimassa kesäkuun loppuun saakka

Sääntömääräisiä kokouksia ei voi enää nykyisten säännösten puitteissa siirtää, joten jokaisen yhdistyksen on ratkaistava jo hyvissä ajoin, miten sääntömääräisen kokouksen kevään aikana järjestää.

Vaikka kokous järjestettäisiin käytännössä kokonaan etäyhteyksien, kokouksella tulee olla nimettynä  fyysinen kokouspaikka. Jos kokous järjestetään fyysisesti paikan päällä, on ehdottomasti noudatettava viranomaisten ohjeita ja määräyksiä covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi.

Etäosallistuminen ja äänestykset on ohjeistettava riittävän hyvin

Väliaikaislain nojalla yhdistyksen hallitus voi edellyttää suoraan ennakkoilmoittautumista ennen kesäkuun loppua järjestettävään kokoukseen. Ilmoittautumisen määräpäivä voi olla aikaisintaan kaksi viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.

Yhdistyksen hallituksen tulee antaa riittävät ohjeet etäosallistumiseen ja äänestyksiin. Mallia voidaan ottaa esimerkiksi äänestys- ja vaalijärjestyskäytännöistä. Sama koskee etäosallistumista valtuutettujen kokoukseen.

On hyvä huomioida, että kun kokous järjestetään etäyhteyksin, ei välttämättä voida todeta varmasti, ketkä kaikki kokoukseen tosiasiassa osallistuvat jäsenten ja mahdollisten asiamiesten lisäksi. 

Etäkokousta kannatta harjoitella

Jotta etäkokouksessa kaikki sujuisi hyvin, kannattaa kokousta harjoitella jo etukäteen, jotta varmistetaan tekniikan toimivuus ja se, että kaikki tietävät, miten kokouksessa toimitaan. Jos kokouksessa on äänestyksiä, on myös äänestämisen toimivuutta hyvä testata. Samalla voi luoda valmiiksi äänestyspohjat.

Etäkokouksen toimivuutta auttaa, jos kokouksella tekninen vastaava.

Vinkkejä kokoustyökaluista Agria KoiraExpossa

Kennelliiton Agria KoiraExpossa on 6.-7. helmikuuta tarjolla tietoa etäkoulutustyökaluista, jotka soveltuvat myös verkkokokouksiin. Niihin perehtymiseksi on tehty useita erillisiä tallenteita, joihin pääsee tutustumaan koulutuspäivien aikana. Esittelyssä ovat muun muassa Microsoft Teams, Google Meets ja Zoom sekä Mentimeter, jolla voi toteuttaa anonyymeja äänestyksiä.

Lisäksi Agria KoiraExpossa järjestetään sunnuntaina 7. helmikuuta Emilia Osmalan luento Miten järjestän innostavan etätilaisuuden?

Lisätietoa Agria KoiraExposta löytyy täältä.

Lisätietoa:

Oikeusministeriön verkkosivut

Patentti- ja rekisterihallituksen ohjeita

Yhdistyslaki

Laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi

Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen verkkosivut: Tietoa koronapandemiasta alueellisesti