Ideoi ja delegoi – Hyviä kohtaamisia viestinnällä

Miten rotujärjestön toimintaa ja hyviä kohtaamisia tuetaan viestinnän keinoin? Viestinnän ammattilaiset aloittaisivat varmaan asian käsittelyn sillä, että pitäisi tehdä strategia ja siihen pohjautuva toimintasuunnitelma ja ja ja... Tuo onnistunee ehkä isoissa järjestöissä, joissa joko on tai ainakin paikalle eksyy jokunen ihan viestinnän ammattilainenkin. Entä mitä tehdään järjestöissä, joissa se aktiivijoukko on yhden käden sormilla laskettavissa, ja kukaan näistä ei ole viestinnän ammattilainen. Entä niissä järjestöissä, joissa tiedotus on hoidettu yhden käden peukaloilla laskettavalla joukolla. Mikä avuksi, kun viestinnän strategia on löytää jostain se ”kuuluisa joku”?

Olen itse toiminut pitkään suhteellisen pienessä rotujärjestössä, jossa on, monen muun rotujärjestön tapaan, ainakin kerran vuodessa hallituksella käytäntönä nimetä toimikuntia ja vastuuhenkilöitä. Meillä on listalla ollut usean vuoden ajan rooli nimeltä tiedotusvastaava. Ja miten sen nyt kauniisti sanoisi… Ei ole ollut tunkua tuohon paikkaan. Siitäkin huolimatta, viimeksi tällä viikolla olen saanut palautetta, että meillä kuulemma on hoidettu viestintä hyvin. Voi toki olla, että kaikkialla muualla se hoidetaan vieläkin huonommin, mutta epäilen. Eikä meillä kyllä tälläkään hetkellä ole nimettyä tiedotusvastaavaa.

Miten meillä sitten hoidetaan viestintää, jos siihen ei ole ketään nimetty? Otimme muutama vuosi sitten avuksi muinaisten kreikkalaisten ohjeen ”hajota ja hallitse”. Tai no, ehkä siitä hieman modernisoidumman version ”ideoi ja delegoi”. Vapaaehtoistyötä kun teemme, niin ei kenenkään yhden ihmisen resurssit eikä varsinkaan jaksaminen riitä siihen, että hoitaisi yksin suhteellisen aktiivisen rotujärjestön kaiken tiedotuksen, joten homma kannattaa pilkkoa niin pieniksi kuin mahdollista ja delegoida niin monelle eri ihmiselle kuin vaan mahdollista.

Monet rotujärjestöt painivat tällä hetkellä sen ongelman kanssa, mistä löytää tekijät rotujärjestön omalle painetulle lehdelle. Monet ovat jo luopuneet paperille painetusta lehdestä joko osittain tai kokonaan. Tuo on varmasti meilläkin edessä, mutta toistaiseksi olemme saaneet painettua lehteä aikaiseksi juuri tällä ”ideoi ja delegoi” taktiikalla. Pieni porukka – ei taaskaan ketään yksin – hyvissä ajoin ideoi, että mitä ja samalla että kuka kirjoittaisi minkäkin pienen jutun. Sen jälkeen aktivoidaan jäsenistöä ihan suoraan kysymällä ja samalla kehumalla, että kun kerran tiedät tästä asiasta, niin ehtisitkö kirjoittamaan siitä jotain. Eikä aina tarvitse niin kauheasti edes asiasta tietää. Saihan Kennelliiton Liisa minutkin tällaisen jutun kirjoittamaan.

Kirjoittajien ei todellakaan tarvitse olla edes hyviä kirjoittajia, saati mitään ammattilaisia. Tekstiä on melko helppo hieman korjata sen jälkeen, kun joku on ensin ajatuksensa tekstiksi saattanut. Ja mitä sitten, jos esseellä ei ylioppilaskirjoituksessa laudaturia tulisikaan. Allekirjoittanut on itsekin joskus viime vuosituhannella saanut niistä kirjoituksista rimaa hipoen juuri hyväksytyn ja sillä pohjalla usean vuoden toimittanut rotujärjestön lehteen juttuja. Nykypäivänä pitää olla tyytyväinen, että saa edes lukea tekstiä, jossa virkkeiden välissä on se alpha-sukupolven mielestä passiivisaggressiiviinen piste.

Rotujärjestön viestintä on tietenkin nykypäivänä myös paljon ja enenevissä määrin kaikkea muuta kuin paperisen lehden tuottamista. On seittisivustoja (kotisivuja), naamakirjaa (Facebook), piipitysseinää (Twitter), instaa (Instagram), tiktokia (TikTok), ja niin edelleen. Viestintäkanavia on niin paljon, ettei pienillä rotujärjestöillä ole mitään mahdollisuuksia ”vallata kaikkia”. Onko pakko? Ei todellakaan. Priorisoikaa sinne, joista teidän kohdeyleisönne teidät löytää. Aika monella rotujärjestöllä se on nykyään naamakirjan syöte ja seittisivuston enemmän tai vähemmän staattinen sisältö. Tuokin kyllä tulee varmasti lähitulevaisuudessa muuttumaan, mutta toimii hyvinkin riittävästi tällä hetkellä.

Viestintä paperisessa mediassa eroaa hyvinkin viestinnästä moderneilla menetelmillä, mutta tuo edellä mainittu ”ideoi ja delegoi” -taktiikka toimii myös modernilla puolella. Etukäteen hyvissä ajoin suunnitellaan – pienellä porulla, ei taaskaan yksin – minkälaisia ajankohtaisia lyhyitä päivityksiä tullaan tekemään, ja sitten jaetaan vastuu niiden tekemisestä usealle ihmiselle. Esimerkiksi joku voi hoitaa, vaikka pelkästään, viikoittain erikoisnäyttelyn mainostamisen ja tiedottamisen. Jos joka viikko muistutetaan jäseniä, että ensikesänä on taas tiedossa kiva tapahtuma, niin pelkästään jo tuo tekee yhdistyksen viestinnästä positiivisen ja aktiivisen oloista. Moderneissa kanavissa ei tarvitse kerralla kertoa ”koko totuutta”, vaan siellä riittää, että tiedotetaan palasia sitä mukaa kuin homma kehittyy.

Naamakirjassa yhdistyksen viralliselle seinälle on nykyään helppo jakaa vastuuta usealle ihmiselle. Seittisivut ovat perinteisesti olleetkin sitten hieman haasteellisempia vastuunjaon suhteen. Niihin on aiemmin tarvinnut vähän ”ATK-taitoja” ja siitä syystä useassa yhdistyksessä on tuo työkuorma edelleen liian harvalla. Tästä syystä yhdistysten sivujen sisältö pakkaa olemaan vähän kankeaa, ellei jopa täysin vanhaa tietoa. Nykypäivänä tuohonkin löytyy tekniset keinot ja menetelmät. Seittisivujen tekeminen ei ole enää nykyään rakettitiedettä, vaan noin tunnin perehdytyksellä pystyy perusasiat opettamaan kenelle vaan. Kannattaa muistaa, että nykypäivänä rotujärjestö kohtaa jäsenet useammin tuolla modernilla puolella kuin perinteisellä tavalla paperilla saatikka kasvotusten. Pidetään modernikin puoli aktiivisena ja iloisena, niin jäsenistö saa positiivisia kohtaamisia myös näin viestinnän keinoin.